[한국인권신문=김태균 경영지도사] 오늘은 기안문의 구성에 대해서 세부적으로 설명하도록 하겠다.
기안문은 앞에서 설명한 것과 같이 두문과 본문, 결문으로 구성되어 있다. 두문은 직장명과 직장의 상징 또는 로고 등을 표시하여 직장을 알 수 있도록 하고 기안문을 받는 사람(수신)과 경유를 명확하게 표시하도록 되어 있다. 두문에서 가장 중요한 부분은 “수신”란이다. 수신은 받는 사람을 의미하는 것으로 수신자가 없는 내부결재문서의 수신란에는 “내부결재”라는 쓰고, 외부 발송용일 경우에는 받는 직장의 장(長) 또는 대표이사를 표시하고 업무담당부서의 장을 괄호 안에 작성하여 문서가 정확하게 상대 회사에 전달 될 수 있도록 해야 한다. 받는 직장명은 알고 있으나 업무담당부서가 분명하지 아니한 경우에는 “〇〇업무담당과장” 등으로 표시 할 수 있다.
〈작성 예〉 · 기관명과 담당부서가 명확할 경우 “수신 교육부장관(진로교육과장)” · 기관명은 명확하나 담당부서가 분명하지 않을 경우 “수신 방송통신위원회위원장(정보공개업무담당과장)”
그리고 한 곳이 아닌 다수의 직장에 발신하고자 할 경우에는 “수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 다음 줄의 왼쪽 한계선에 맞추어 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시한다.
<작성 예〉 · (두문) 수신 수신자 참조 · (결문)
본문은 기안문의 제목과 내용 그리고 붙임문서로 구성되어 있다. 제목은 기안문 전체의 내용을 한눈에 파악할 수 있는 글로 간단명료하게 기재하고 상대에게 전달하고자 하는 핵심적인 사항을 알 수 있도록 해야 한다.
〈작성 예〉 제목 방과 후 학교운영 현황조사, ‘16년 인사위원회 개최 계획
기안문의 내용은 상대에게 전달하고자 하는 내용을 6하 원칙에 따라 간단명료하게 작성하고 기안의 근거를 밝히고 시작한다. 내용을 작성할 때 일반적으로 대외발송용인 경우에는 상대 회사에 대한 인사말을 먼저하고 내용을 작성하는 것이 일반적이다.
1. 인사말
기안문은 상대가 있는 문서이기 때문에 상호간의 예의를 표시하는 것이 좋다. 그래서 “귀사의 무궁한 발전을 기원합니다.”라는 인사문구를 내용의 맨 먼저 작성하는 것이 일반적이다.
2. 관련근거 작성
관련근거는 기안문을 작성하게 된 이유다. 왜 이 기안문을 작성하게 됐는지를 명확하게 표시하여 기안문 내용을 받는 사람이 이해하기 편하게 해줘야 한다.
작성방법은 규정이나 법령일 경우에는 ‘공공기록물 관리에 관한 법률 제27조 및 동법 시행령 제43조에 따라~’와 같이 작성할 수 있고, 상대 회사에서 발송한 문서에 대한 답변으로 회신하는 기안문일 경우에는 ‘〇〇〇〇-123(2016.03.03.)호에 따라 또는 관련하여 ~’ 등으로 표현할 수 있다. 다만, 인사말과 관련근거를 함께 작성해도 무방하다.
〈작성 예〉 “귀사의 무궁한 발전을 기원하며 ‘〇〇〇〇-123(2016.03.03.)호와 관련하여 다음과 같이 회신하오니 업무에 참고하시기 바랍니다.“
3. 내용 작성
내용과 세부내용 사이에 ‘아래’, ‘다음’이란 말을 많이 사용하는데 이와 같은 표현은 쓰지 않고 바로 세부내용을 작성하는 것이 좋다.
〈작성 예〉
내용을 여러 항목으로 구분하여 작성할 경우에는 첫째는 1, 2, 3의 순서로 작성하고 둘째는 가, 나, 다로 셋째는 1), 2), 3)으로 하며 넷째는 가), 나), 다)로 표시한다. 하지만 하나의 항목만 있을 경우에는 항목구분을 생략하고 부분적으로 필요한 경우에는 □, 〇 등과 같은 특수기호 사용도 가능하다. 첫째 항목 부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작하며 첫째 항목 보호 다음 항목부터는 바로 앞 항목 위치의 1자(2타)씩 오른쪽에서 시작한다.
〈작성 예〉
본문 내용에 사용하는 용어 중 글자는 국어기본법에서 규정하고 있는 어문규범에 맞게 한글을 작성하되 뜻을 정확하게 전달하기 위해서 필요한 경우에는 괄호 안에 한자, 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다. 숫자는 아라비아숫자를 쓰고(예 29) 날짜는 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시한다.(예 ‘16.08.05.) 그리고 시분은 24시간제에 따라 숫자로 표기하되 시, 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.(예 : 오후 3시 20분 → 15:20) 마지막으로 금액표시는 아라비아숫자로 표시하고 뒤에 괄호로 한글을 기입한다.(예 : 금15,790원(금일만오천칠백구십원)
첨부물의 표시는 문서 첨부자료가 포함되는 경우에는 본문이 끝난 줄 다음에 ‘붙임’ 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 항목을 구분하여 표시한다. 그리고 기안문 내용을 마무리하기 위해서 반드시 ‘끝’이란 표시를 해야 한다. 그래야 기안문 내용이 최종적으로 마무리 될 수 있다. 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자를 띄우고 ‘끝’을 표시하고 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자를 띄우고 ‘끝’을 표시한다.
〈작성 예〉 (본문) .................................. 주시기 바랍니다. 붙임 1. 계획서 1부. 2. 서류 1부. 끝.
오늘은 두문과 본문에 대해서 세부적으로 작성방법을 설명했다. 다음 회에서는 결문에 대해서 설명하도록 하겠으며 결재와 전결, 대결, 협조, 검토에 대한 개념과 쓰임에 대해서 자세히 알아보도록 하겠다.
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